Safe

Datenschutzerklärung

Für die Plattform VorabSafe · Stand: 03.09.2026

1. Verantwortlicher

Vorab Consult GmbH, Stockflethweg 23b, 22417 Hamburg, info@vorab-gmbh.de. Weitere Angaben im Impressum.

2. Zwei Rollen, zwei Verantwortlichkeiten

VorabSafe ist eine Plattform, die Unternehmen für ihren eigenen Arbeitsschutz nutzen. Für die Daten der Beschäftigten, die ein Kunde in VorabSafe verarbeitet, ist der KUNDE der Verantwortliche; Vorab Consult handelt insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages.

Für die Daten, die beim Aufruf dieser Website und beim Betrieb der Plattform bei uns selbst anfallen, sind wir Verantwortlicher. Darum geht es in dieser Erklärung.

3. Aufruf der Website

Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung). Sie dienen dem Betrieb und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb. Serverprotokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht oder gekürzt.

Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungscookie für die Anmeldung und ein Cookie zum Schutz vor Formularmissbrauch (CSRF). Es findet keine Analyse, keine Reichweitenmessung und kein Tracking statt. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

4. Nutzerkonten

Für die Anmeldung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Zugehörigkeit zum Unternehmen sowie einen Passwort-Hash. Für die Zwei-Faktor-Anmeldung kommt ein Geheimnis für Einmalkennwörter hinzu. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrages mit dem Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beziehungsweise die Weisung des Kunden (Art. 28 DSGVO).

Anmeldungen, Fehlversuche und Rechteänderungen werden protokolliert. Das Protokoll ist nur ergänzbar, nicht änderbar, und dient dem Nachweis nach Art. 32 DSGVO.

5. Fachdaten im Arbeitsschutz

Im Auftrag des Kunden verarbeitet die Plattform unter anderem:

  • Betriebsorganisation: Standorte, Abteilungen, Funktionsträger
  • Gefährdungsbeurteilungen, Begehungen, Maßnahmen und deren Verantwortliche
  • Prüfungen von Arbeitsmitteln, Leitern und Regalen
  • Gefahrstoffverzeichnis und Betriebsanweisungen
  • Qualifikationen und Unterweisungsnachweise
  • Fremdfirmen und deren Einweisungen
Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Zwei Bereiche berühren Gesundheitsdaten: die arbeitsmedizinische Vorsorge (Anlass, Termin, Bescheinigung über die Eignung) und das Verbandbuch beziehungsweise die Unfallanzeige. Diese Daten verarbeitet der Kunde auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz, der DGUV Vorschrift 1 und der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge. Der Zugriff ist über die Rechtematrix auf den notwendigen Personenkreis beschränkt; ärztliche Befunde selbst werden in VorabSafe nicht erfasst, sondern nur das Ergebnis der Eignungsbeurteilung.

6. Trennung der Kundendaten

Die Daten jedes Kunden sind auf Datenbankebene voneinander getrennt (Row Level Security). Ein Zugriff über die Grenze eines Unternehmens hinaus ist technisch ausgeschlossen und wird zusätzlich fortlaufend automatisiert geprüft.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Der Betrieb erfolgt auf Servern in Deutschland. Wir setzen Dienstleister für Hosting, Datensicherung und E-Mail-Versand ein, jeweils auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

8. Speicherdauer

Fachdaten bleiben gespeichert, solange der Kunde sie benötigt und gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Nach Ende des Vertrages werden sie auf Weisung des Kunden gelöscht oder zurückgegeben. Für einzelne Nachweise gelten längere Aufbewahrungsfristen aus dem Arbeitsschutzrecht.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sind Sie Beschäftigter eines Kunden, richten Sie diese Rechte bitte zuerst an Ihren Arbeitgeber; wir leiten Anfragen dorthin weiter.

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, für uns beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

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